Programma in formato Excel per Gestire Rintracciabilità, Costi di Produzione e Giacenze di Magazzino

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PREMESSA

Cerchi un programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze intuitivo, economico, affidabile e senza dover pagare canoni annuali? Ti piacerebbe ricevere l’ assistenza all’ utilizzo ogni volta che ne hai bisogno e senza costi aggiuntivi? Bene, credo che tu sia sulla pagina giusta; leggi l’ articolo e te ne renderai conto!
Il Nostro programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze di magazzino è realizzato in formato excel ed è il risultato di anni di esperienza presso piccole realtà di produzione alimentare; non è destinato alle grandi aziende alimentari, che, considerata la loro complessità, hanno esigenze ben diverse.
Con questo programma NON puoi emettere le fatture, inoltre, NON puoi gestire la rintracciabilità esterna, ma ciò non costituisce un problema perchè essa viene gestita con il programma di fatturazione, considerando che sui documenti di trasporto vengono normalmente riportati la descrizione dei prodotti venduti, i lotti e i destinatari dei prodotti.
Esistono molti programmi di gestione informatica della rintracciabilità che, contemporaneamente gestiscono le scorte di magazzino, le fatturazioni, i costi, ecc. Alcuni di questi si possono scaricare gratuitamente dalla rete; tuttavia, questi programmi sono quasi sempre molto rigidi e vi è scarsa possibilità di adattarli alla realtà aziendale.
Noi abbiamo implementato un programma di gestione in formato excel facilmente adattabile, su richiesta, alle specifiche realtà aziendali; non ha nessuna pretesa di sostituirsi ai software di gestione che utilizzano le grandi aziende; tuttavia, per una piccola realtà è un ottimo strumento di lavoro.

Lo consigliamo specialmente ai laboratori di produzione che operano nel settore dei prodotti da forno ed ai laboratori di pasticceria, ma può essere utilizzato anche in altri settori della produzione alimentare, ad esempio, conserve, confetture, ecc.

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COSA PUOI FARE CON IL NOSTRO PROGRAMMA PER GESTIRE I COSTI, LA RINTRACCIABILITA’ E LE GIACENZE

Con il Nostro Programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze, puoi:

  1. Calcolare il costo del prodotto, comprensivo di costo ingredienti, semilavorati, imballi, manodopera e costi extra (corrente elettrica, gas, affitti, consulenti, manodopera indiretta, acquisto materiali di cancelleria, ecc.).
  2. Stabilire, in base al prezzo di cessione, anche tenendo conto della scontistica, se stai marginalizzando oppure  se sei in perdita e con che %. Per contro, puoi stabilire un margine obiettivo, inteso come % sul costo di produzione, in base al quale calcolare quanto deve essere il prezzo di cessione.
  3. Tenere sotto controllo gli sfridi di produzione; in questo modo puoi cercare le cause  di eventuali derive e porre rimedio.
  4. Interrogare il programma al fine di appurare i quantitativi (Pz o Kg) di prodotti e semilavorati realizzati su base mensile e i corrispondenti lotti di produzione e date di scadenza.
  5. Tenere traccia, giorno per giorno, dei quantitativi di ingredienti, semilavorati ed imballi prelevati dal magazzino e dei costi sostenuti (cioè, rispondere alla classica domanda: “Quanto ho speso oggi?”)
  6. Tenere sotto controllo, giorno per giorno, le giacenze di  ingredienti, imballi, semilavorati e prodotti e capire, una volta stabilite le giacenze minime, quando devi riordinare o produrre per evitare le rotture di stock.
  7. Stampare, oppure salvare in formato PDF, il rapporto giornaliero di produzione. In esso sono riportati: quantità, lotti e date di scadenza dei prodotti e dei semilavorati realizzati, nonchè, quantità e lotti degli ingredienti e degli imballi utilizzati.
  8. Seguire l’ andamento dei pezzi/Kg realizzati e degli sfridi per ogni singolo prodotto, vedere quanto hai speso fino a quel momento in termini di ingredienti, imballi, manodopera ed altre voci di costo, riferiti al totale produzioni, a Kg e ad unità di vendita. Man mano che vai avanti a registrare i dati nei singoli mesi, vi sono dei fogli riepilogativi per mesi, per prodotto, per anno e dei grafici che si aggiornano in tempo reale  che ti consentono di visualizzare gli andamenti (miglioramenti, peggioramenti, derive, ecc.).

PERCHE‘ DOVRESTI AVERE IL NOSTRO PROGRAMMA PER GESTIRE I COSTI, LA RINTRACCIABILITA’ E LE GIACENZE

Ti riporto alcuni buoni motivi per i quali dovresti avere il Nostro programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze:

  1. Lo utilizziamo per le Aziende alle quali forniamo la consulenza sulla gestione ed ottimizzazione dei costi, della rintracciabilità e delle giacenze; per questo motivo ha subìto degli adattamenti nel tempo al fine di soddisfare le esigenze di ognuna di loro ed è più probabile che possa soddisfare anche le esigenze della Tua Azienda.
  2. Non sono previsti abbonamenti annuali o mensili: dopo che lo hai acquistato è TUO
  3. Avrai assistenza continua: ogni qualvolta hai dubbi sull’ utilizzo, è sufficiente che ci telefoni o ci invii una mail ed interveniamo nel più breve tempo possibile.

Per avere un’ idea di come è strutturato il programma, puoi scaricare GRATIS la guida in formato PDF cliccando sull’ immagine  sotto riportata: è la stessa che scaricherai se decidi di acquistarlo:

Guida al programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze

DESCRIZIONE DEL PROGRAMMA PER GESTIRE I COSTI, LA RINTRACCIABILITA’ E LE GIACENZE

Se decidi di acquistare il programma, dopo aver effettuato il pagamento, scaricherai una cartella all’ interno della quale troverai i files che consentono il funzionamento del programma, la guida in formato PDF (la stessa che, probabilmente, hai scaricato gratuitamente  e il MENU’ PRINCIPALE che  consente di  spostarti tra i vari files e che riporto qui sotto:

Menù principlae del programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze

Come puoi evincere dal MENU PRINCIPALE, il programma è costituito da:

  • Un file costituito a sua volta da più fogli di calcolo all’ interno dei quali bisogna inserire tutti i dati preliminari senza i quali il programma non fa bene il suo lavoro. I vari fogli di calcolo consentono di creare le anagrafiche e di registrare le giacenze iniziali degli ingredienti, degli imballi, dei semilavorati e dei prodotti.
  • 12 files (uno per ogni mese dell’ anno) per la registrazione dei dati correnti (ingredienti ed imballi in entrata, produzioni realizzate, ecc.)
  • Un file costituito a sua volta da vari fogli di calcolo in cui sono riportati i riepiloghi, sia tabellari che in grafico, relativi ai costi, sfridi, produzioni realizzate, ecc.

Di seguito, entreremo nel dettaglio di tutti i fogli di calcolo sopra menzionati.

REGISTRAZIONE QUANTITA’ INIZIALI ED ANAGRAFICHE

Partendo dal MENU PRINCIPALE e cliccando su ” REGISTRAZIONE QUANTITA’ INIZIALI ED ANAGRAFICHE” vieni indirizzato  alla prima pagina del file per registrare le quantità iniziali e le anagrafiche.

In essa compare il MENU che consente di andare ai vari fogli:

menu operazioni preliminari

CLICCANDO SULLE SINGOLE VOCI PUOI VISUALIZZARE LA DESCRIZIONE DEI VARI FOGLI:

Qui sotto puoi vedere una porzione del foglio ANAGRAFICA INGREDIENTI:

Anagrafica ingredienti

Come puoi vedere, in questo foglio devi inserire nelle relative colonne, tutti i dati richiesti:

  • codice e descrizione dell’ ingrediente
  • unità di misura
  • prezzo di acquisto riferito all’ unità di misura
  • aliquota iva
  • fornitori dell’ ingrediente (ne puoi inserire fino a 10)
  • giacenza minima, al di sotto della quale il programma ti segnala che devi provvedere al riacquisto

Il foglio non si vede per intero, in ogni caso , puoi inserire fino a 100 ingredienti

Qui sotto puoi visualizzare il foglio dedicato all’ anagrafica imballi:

anagrafica imballi

Come puoi vedere, puoi inserire fino a 50 imballi differenti.

Analogamente a quanto detto a proposito dell’ anagrafica ingredienti, devi inserire:

  • codice e descrizione imballo
  • unità di misura
  • costo riferito all’ unità di misura
  • aliquota iva
  • fornitori (puoi inserire fino a 10 fornitori)
  • giacenza minima, al di sotto della quale il programma segnala che devi procedere al riordino

Qui sotto, invece, puoi visualizzare il foglio dedicato all’ anagrafica semilavorati:

anagrafica semilavorati

Per semilavorati ho inteso non quelli acquistati (ad esempio: mix di farine di cereali, margarine, frutta candita) che dovranno essere trattati come ingredienti, bensì, gli eventuali semilavorati preparati internamente allo stabilimento/laboratorio di produzione (ad esempio: lievito naturale, creme, ecc.)

Come puoi vedere, puoi inserire fino a 20 semilavorati differenti.

In questo foglio, devi inserire:

  • codice e descrizione del semilavorato
  • unità di misura
  • giacenza minima, al di sotto della quale il programma segnala che devi procedere alla produzione

Per quanto riguarda, invece, il peso netto nominale e il costo riferito all’ unità di misura, sono dati calcolati o predefiniti e non li devi digitare (anche se ci provi, non ci riesci perchè i relativi campi sono bloccati)

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio dedicato all’ anagrafica prodotti:

anagrafica prodotti

Puoi inserire fino a 60 prodotti differenti. Per prodotto si intende l’ unità di vendita; ciò significa che se hai 2 o più referenze che si differenziano solamente per il pack, esse vanno considerate come altrettanti prodotti.

In questo foglio, devi inserire:

  • codice e descrizione del prodotto
  • unità di misura
  • aliquota iva
  • giacenza minima, al di sotto della quale il programma segnala che devi procedere alla produzione

Inoltre, ai fini del calcolo del costo della manodopera diretta, devi inserire:

  • Il costo orario della manodopera diretta
  • Il numero di addetti presenti sulla linea di produzione per ogni turno/giorno di lavorazione
  • La grandezza del batch, ad esempio, il numero di impasti, se realizzi prodotti da forno; il numero di preparazioni, se realizzi conserve.
  • Il numero di batch per turno/giorno di lavorazione
  • Il fabbisogno in grammi di porzione di batch relativo ad una unità di vendita

Una volta inseriti questi dati, il programma calcola:

  • Il numero di unità di vendita che puoi realizzare per turno o per giorno
  • Le ore di manodopera diretta riferite a 100 unità di vendita
  • Il costo della manodopera diretta riferito ad unità di vendita

Tali dati, vengono visualizzati nelle colonne in grigio che sono bloccate in quanto sono presenti le formule.

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio dedicato all’ anagrafica fabbisogni:

anagrafica fabbisogni

Dopo che avrai compilato le anagrafiche ingredienti, imballi, semilavorati e prodotti, visualizzerai:

IN VERTICALE:

  • gli ingredienti
  • i semilavorati
  • gli imballi

IN ORIZZONTALE:

  • i prodotti (primi 60 blocchi)
  • i semilavorati (successivi 20 blocchi)

In questo foglio, devi inserire, nelle celle con sfondo in giallo, i fabbisogni di: ingredienti, eventuali semilavorati ed imballi. Nell’ immagine vedi solo la parte che interessa gli ingredienti, ma scorrendo il foglio in senso verticale puoi visualizzare anche la porzione di foglio dedicata all’ inserimento di semilavorati ed imballi.

Di seguito riporto alcune note importanti relative a questo foglio, la cui corretta compilazione è fondamentale ai fini del buon funzionamento del programma:

  • Ogni blocco ha 4 colonne, utili per poter inserire i fabbisogni di prodotti costituiti da più componenti (fino a 4 componenti), ad esempio, colomba farcita con crema e ricoperta con glassa. Nella colonna “componente 1” si possono, ad esempio, inserire i fabbisogni relativi alla pasta, nella colonna “componente 2” i fabbisogni relativi alla farcitura e nella colonna “componente 3” i fabbisogni relativi alla glassa. In cima ad ogni colonna devi inserire il numero di unità di vendita relative ai quantitativi inseriti (che possono essere anche differenti tra di loro). Stessa cosa vale per i fabbisogni in semilavorati e imballi.
  • Una volta inseriti i dati, il programma calcola i fabbisogni di ingredienti, semilavorati ed imballi (colonne in grigio) espressi sia in Kg che in % nonchè l’ incidenza del costo per unità di vendita; in questo modo si possono fare delle valutazioni relative ai costi ed eventualmente operare modifiche di ricetta in funzione di questi ultimi.
  • Il foglio somma i costi riferiti a unità di vendita relativi ad ingredienti+imballi+semilavorati+manodopera indiretta (valori a caratteri più grandi in blu e grassetto).

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio dedicato alla registrazione della giacenza iniziale di ingredienti:

giacenza iniziale ingredienti

Dopo che avrai compilato l’ anagrafica ingredienti, visualizzerai, nelle colonne in grigio, la descrizione degli ingredienti e l’ unità di misura. Devi registrare nella cella dedicata la data in cui è stato fatto l’ inventario e, in corrispondenza di ogni ingrediente, il fornitore, il lotto e la quantità.

Il fornitore deve essere scelto, con l’ apposito pulsante che compare quando ti posizioni sulla cella, tra quelli proposti (che sono quelli che hai inserito in fase di approntamento dell’ anagrafica ingredienti), mentre il lotto e la quantità devono essere inseriti manualmente.

Il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni: come si può vedere nell’ immagine, se vi sono più lotti di uno stesso ingrediente, essi devono essere registrati in postazioni differenti; ne consegue che possono essere registrati fino a 10 lotti differenti in giacenza dello stesso ingrediente.

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio dedicato alla registrazione della giacenza iniziale degli imballi:

giacenza iniziale imballi

Dopo che avrai compilato l’ anagrafica imballi, visualizzerai, nelle colonne in grigio, la descrizione degli imballi e le unità di misura. Devi registrare nella cella dedicata la data in cui è stato fatto l’ inventario e, in corrispondenza di ogni imballo, il fornitore, il lotto e la quantità.

Il fornitore deve essere scelto, con l’ apposito pulsante che compare quando ti posizioni sulla cella, tra quelli proposti (che sono quelli che hai inserito in fase di approntamento dell’ anagrafica ingredienti), mentre il lotto e la quantità devono essere inseriti manualmente.

Il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni: come puoi vedere nell’ immagine, se vi sono più lotti di uno stesso imballo, essi devono essere registrati in postazioni differenti; ne consegue che possono essere registrati fino a 10 lotti differenti in giacenza dello stesso imballo.

E’ possibile derogare da questa regola solo per gli imballi secondari, per i quali, non venendo a contatto con l’ alimento, non vi è l’ obbligo di registrare il lotto in fase di utilizzo. Tuttavia, resta l’ obbligo di registrare la quantità, altrimenti il programma non è in grado di fare un calcolo corretto dei costi.

Qui sotto puoi visualizzare il foglio dedicato alla registrazione della giacenza iniziale dei semilavorati:

giacenza iniziale semilavorati

Dopo che avrai compilato l’ anagrafica semilavorati, visualizzerai, nelle colonne in grigio, la descrizione dei semilavorati e le unità di misura. Devi registrare manualmente nella cella dedicata la data in cui è stato fatto l’ inventario e, in corrispondenza di ogni semilavorato, il lotto e la quantità.

Il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni: come puoi vedere nell’ immagine, se vi sono più lotti di uno stesso semilavorato, essi devono essere registrati in postazioni differenti; ne consegue che possono essere registrati fino a 10 lotti differenti in giacenza dello stesso semilavorato.

Qui sotto puoi visualizzare il foglio dedicato alla registrazione della giacenza iniziale dei prodotti:

giacenza iniziale prodotti

Dopo che avrai compilato l’ anagrafica prodotti, visualizzerai, nelle colonne in grigio, la descrizione dei prodotti e le unità di misura. Devi registrare manualmente nella cella dedicata la data in cui è stato fatto l’ inventario e, in corrispondenza di ogni prodotto, il lotto e la quantità.

Il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni: come puoi vedere nell’ immagine, se vi sono più lotti di uno stesso prodotto, essi devono essere registrati in postazioni differenti; ne consegue che possono essere registrati fino a 10 lotti differenti in giacenza dello stesso prodotto.

NOTA IMPORTANTE

Una volta compilate le anagrafiche e le giacenze iniziali, è consigliabile, prima di procedere con le registrazioni correnti, chiudere il programma e fare una copia di tutta la cartella contenente i files da utilizzare nell’ anno successivo all’ anno in cui lo si sta utilizzando, onde evitare di dover ridigitare le anagrafiche.

REGISTRAZIONI GIORNALIERE

Partendo dal MENU PRINCIPALE e cliccando, nella sezione “REGISTRAZIONI” sul MESE oggetto di registrazione vieni indirizzato  alla prima pagina del mese in questione. In essa compare il MENU che consente di andare ai vari fogli:

A questo punto devo fare una precisazione molto importante.

Di default, in Excel, ogni volta che vi sono collegamenti ad altri files, compare il seguente avviso:

Questo avviso compare anche quando i collegamenti non sono errati (ho verificato decine di volte questa eventualità).

Quando compare questo avviso, cliccare sul pulsante “Modifica collegamenti”, compare questa finestra di dialogo:

Selezionare il file di origine dei dati (che contiene collegamenti al file su cui si sta lavorando) in questo caso è il file “Registrazione quantità iniziali e anagrafiche”, quindi, cliccare su “Verifica stato” e, infine, su “Chiudi”.

In questo modo, i collegamenti vengono aggiornati e si può continuare a lavorare sul file in questione.

Inoltre, è necessario che almeno la prima volta, il file di origine ed il file di destinazione siano contemporaneamente aperti.

Ad esempio, poichè il file di registrazione del mese di febbraio prende alcuni dati registrati a gennaio, quando si inizia a registrare a febbraio bisogna aprire, la prima volta, anche il file di registrazione di gennaio; nelle successive registrazioni di febbraio non sarà più necessario fare questa azione.

Un’ altra precisazione importante è che i files corrispondenti ai vari mesi sono concatenati, nel senso che vi sono dei valori che sono “copiati” dal file relativo al mese precedente.

Ad esempio, i fabbisogni presenti nel file di febbraio sono quelli di gennaio, i fabbisogni presenti nel file di marzo sono quelli di febbraio, ecc.

Ove ci fosse la necessità di cambiare tali fabbisogni (ma ciò vale anche per altri valori che fanno riferimento ai files dei mesi precedenti), bisogna momentaneamente sbloccare il foglio, modificare i dati e bloccare di nuovo il foglio, per evitare che,distrattamente, si vadano a sovrascrivere delle formule che comprometterebbero il funzionamento del programma.

Le modifiche apportate varranno per il mese in questione e per i mesi successivi ma non per i mesi precedenti. Ad esempio, se fai una modifica nel file relativo al mese di giugno, tale modifica vale per i mesi da giugno compreso fino a dicembre ma non per i mesi da gennaio a maggio.

Per sbloccare il foglio da modificare:

  • cliccare con il tasto destro del mouse sulla linguetta che identifica il foglio: compare una finestra di dialogo
  • cliccare con il tasto sinistro del mouse su “rimuovi protezione foglio”
  • digitare la seguente password: possoentraresoloio
  • fare tutte le modifiche necessarie al foglio
  • ridigitare con il tasto destro sulla linguetta che identifica il foglio: ricompare la finestra di dialogo
  • cliccare con il tasto sinistro del mouse su “proteggi foglio”
  • ridigitare la password sopramenzionata (chiede di digitarla 2 volte)

In questo modo il foglio è bloccato e non vi sono rischi di cancellare le formule con conseguente compromissione del funzionamento del programma.

Bene! fatta queste precisazioni, andiamo avanti con la descrizione del programma.

Di seguito è riportata la descrizione dei vari fogli che costituiscono le registrazioni del mese di Gennaio, premettendo che gli altri mesi sono identici

CLICCARE SULLE SINGOLE VOCI PER VISUALIZZARE LA DESCRIZIONE DEI VARI FOGLI, ho omesso la descrizione dei fogli ANAGRAFICA INGREDIENTI, ANAGRAFICA IMBALLI, ANAGRAFICA SEMILAVORATI e ANAGRAFICA FABBISOGNI perchè sono identici ai corrispondenti fogli già descritti nella sezione “QUANTITA’ INIZIALI E ANAGRAFICHE”

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio anagrafica prodotti:

anagrafica prodotti

Questo foglio contiene informazioni aggiuntive rispetto al corrispondente foglio già descritto nella sezione “REGISTRAZIONE QUANTITA’ INIZIALI E ANAGRAFICHE” ed offre una panoramica generale riguardante il costo dei prodotti e il margine di guadagno realizzato anche in funzione dei prezzi di cessione.

Come puoi vedere, vi sono delle celle con sfondo bianco mentre la maggior parte sono con sfondo grigio. Le celle con sfondo grigio sono bloccate perchè contengono le formule, mentre le celle con sfondo bianco sono editabili. In particolare:

  • Nella colonna “Prezzo al pubblico” vai ad inserire, per ogni prodotto, il prezzo di vendita al pubblico (IVA COMPRESA)
  • Nelle colonne “Prezzo di vendita” vai ad inserire, a piacere, le % di sconto possibili che puoi praticare al venditore intermediario (dunque, non necessariamente devono essere quelle mostrate nell’ immagine)
  • Nella colonna “Margine % obiettivo” vai ad inserire, per ogni prodotto, il margine % che vuoi conseguire

N.B.

Nei fogli dei mesi successivi, i dati presenti nelle colonne sopra descritte vengono riportati in automatico; tuttavia, sono sempre editabili, ove vi fosse la necessità di modificarli. Se, ad esempio, modifichi i dati a febbraio, le modifiche varranno per febbraio e per i mesi successivi ma non per gennaio.

Fatto questo il foglio, utilizzando i dati di altri fogli del programma restituisce i seguenti dati importantissimi per farti rendere conto se stai guadagnando o se stai perdendo:

  • Quanto ti costa 1 unità di vendita. Sono comprese tutte le voci di costo (ingredienti, imballi, manodopera diretta, costi extra).
  • A che prezzo devi vendere il prodotto praticando il massimo sconto previsto dai contratti di cessione, se vuoi realizzare il margine che ti sei prefissato.
  • La differenza tra margine realizzato e margine obiettivo. Se il valore è inferiore a zero (in tal caso si colora in rosso) significa che stai realizzando un margine inferiore all’ obiettivo e che in qualche modo devi intervenire.

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio per la registrazione degli ingredienti in entrata:

Registrazione ingredienti in entrata

In questo foglio devono essere registrati gli ingredienti in entrata. In corrispondenza dell’ ingrediente elencato e nel giorno in questione (1 gennaio, in questo caso; per andare ai giorni successivi, bisogna scorrere il foglio in senso verticale), bisogna registrare:

  • N° documento in entrata
  • Fornitore
  • Lotto dell’ ingrediente
  • Quantità

Da notare che il fornitore non viene digitato manualmente perchè, quando ci si posiziona nella cella dedicata, compare il menu’ a tendina con l’ elenco dei fornitori precedentemente inseriti in fase di approntamento dell’ anagrafica ingredienti. Bisogna solamente scegliere il fornitore tra quelli in elenco.

Seguendo il criterio precedentemente enunciato quando ho descritto le modalità per la registrazione delle giacenze iniziali, il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni (nell’ immagine se ne vedono 2 ma nel foglio originale, scorrendo verso destra con la barra orizzontale, si vedono tutte e 10).

Quando in una determinata postazione vi è in giacenza l’ ingrediente in questione, la cella riportante la quantità in giacenza si colora automaticamente in arancione per avvisare che devi caricare l’ ingrediente in un’ altra postazione ed anche se tu volessi caricare l’ ingrediente in quella postazione, il programma non ti permette di farlo perchè ti compare il seguente avviso:

Dunque, sei “costretto” a caricare l’ ingrediente in una postazione nella quale la giacenza dell’ ingrediente in questione è pari a zero, come si può anche vedere dall’ immagine del foglio.

Inoltre, sempre nel medesimo foglio, come si può vedere dall’ immagine, quando la giacenza iniziale si colora in arancione, vuol dire che è inferiore alla giacenza minima stabilita per ciascun ingrediente e che bisogna procedere al riordino.

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio per la registrazione degli imballi in entrata:

Registrazione imballi in entrata

In questo foglio devono essere registrati gli imballi in entrata. In corrispondenza dell’ imballo elencato e nel giorno in questione (1 gennaio, in questo caso; per andare ai giorni successivi, bisogna scorrere il foglio in senso verticale), bisogna registrare:

  • N° documento in entrata
  • Fornitore
  • Lotto dell’ ingrediente
  • Quantità

Da notare che il fornitore non viene digitato manualmente perchè, quando ci si posiziona nella cella dedicata, compare il menu’ a tendina con l’ elenco dei fornitori precedentemente inseriti in fase di approntamento dell’ anagrafica imballi. Bisogna solamente scegliere il fornitore tra quelli in elenco.

Seguendo il criterio precedentemente enunciato quando ho descritto le modalità per la registrazione delle giacenze iniziali, il magazzino è stato diviso idealmente in 10 postazioni (nell’ immagine se ne vedono 2 ma nel foglio originale, scorrendo verso destra con la barra orizzontale, si vedono tutte e 10).

Quando in una determinata postazione vi è in giacenza l’ imballo in questione, la cella riportante la quantità in giacenza si colora automaticamente in arancione per avvisare che devi caricare l’ imballo in un’ altra postazione ed anche se tu volessi caricare l’ imballo in quella postazione, il programma non ti permette di farlo perchè ti compare il seguente avviso:

Dunque, sei “costretto” a caricare l’ imballo in una postazione nella quale la giacenza dell’ imballo in questione è pari a zero, come si può anche vedere dall’ immagine del foglio.

Inoltre, sempre nel medesimo foglio, come si può vedere dall’ immagine, quando la giacenza iniziale si colora in arancione, vuol dire che è inferiore alla giacenza minima stabilita per ciascun imballo e che bisogna procedere al riordino.

NOTA

Per quanto riguarda la registrazione del lotto, la si può evitare per gli imballi secondari per i quali non vi è l’ obbligo di rintracciabilità.

Qui sotto puoi visualizzare una porzione del foglio dedicato alla registrazione delle produzioni sia di prodotti finiti che di semilavorati:

registrazione produzioni

Nella foto si vede solo la porzione di foglio dedicata alla registrazione delle produzione di prodotti finiti, ma nel foglio originale, scorrendo verso il basso è visibile anche la porzione di foglio dedicata alla registrazione delle produzioni di semilavorati; spostandosi verso destra, invece,  è possibile registrare le produzioni nei vari giorni del mese.

In questo foglio bisogna registrare, per ogni prodotto o semilavorato:

  • Il  numero di U.V./Kg teorici calcolati in base ai batch preparati
  • Il numero di U.V./Kg campionati o che costituiscono sfrido
  • Il lotto
  • La data di scadenza o il T.M.C.

Man mano che  registri le produzioni dei vari giorni, il programma calcola i quantitativi utili a magazzino (colonne in grigio), somma le quantità ed aggiorna lo sfrido %. In questo modo hai una visione generale delle produzioni realizzate e degli sfridi suddivisi per prodotto e puoi intervenire tempestivamente per correggere eventuali derive.

Qui sotto puoi è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare i semilavorati realizzati nel corso del mese:

semilavorati realizzati

Il foglio è di sola visualizzazione, non vi è possibilità di registrare, tuttavia, è di grande utilità, perchè, utilizzando i filtri di excel (i pulsanti presenti sotto le voci dell’ intestazione), puoi verificare i quantitativi e i lotti realizzati sia complessivamente che suddivisi per tipologia di semilavorato.

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare i prodotti realizzati nel corso del mese:

prodotti realizzati

Il foglio è di sola visualizzazione, non vi è possibilità di registrare, tuttavia, è di grande utilità, perchè, utilizzando i filtri di excel (i pulsanti presenti sotto le voci dell’ intestazione), puoi verificare i quantitativi e i lotti realizzati, sia complessivamente che suddivisi per tipologia, di prodotto.

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare i quantitativi di ingredienti, semilavorati ed imballi prelevati dal magazzino nel corso del mese:

prelievi da magazzino

Il foglio è di sola visualizzazione, non vi è possibilità di registrare, tuttavia, è di grande utilità perchè ti consente di avere una panoramica generale ed intuitiva dei quantitativi di ingredienti, semilavorati ed imballi prelevati sia giornalmente che progressivamente nel corso del mese.

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare le giacenze di ingredienti del primo gennaio; scorrendo il foglio originale in senso verticale, puoi visualizzare, per ogni giorno del mese, le giacenze di ogni singolo ingrediente, sia in totale che per ogni postazione:

Man mano che vengono registrate le produzioni di prodotti e di semilavorati e, man mano che vengono registrati gli arrivi di ingredienti (nei fogli già descritti in precedenza), in automatico viene aggiornato il magazzino; dunque, tutti i movimenti vengono aggiornati in automatico, anche  le giacenze iniziali, essendo le giacenze finali del giorno precedente.

Il magazzino è, come al solito, suddiviso in 10 postazioni; l’ unica operazione che devi fare manualmente consiste nello scaricare le quantità dei vari lotti giacenti nelle varie postazioni (colonne in bianco).

Ad esempio, il foglio ti dice che in base alle produzioni realizzate il 1 gennaio, hai utilizzato 235,521 kg dell’ ingrediente 1. Il foglio ti chiede di scaricare tale quantitativo tra i vari lotti che hai a disposizione ed in giacenza nelle varie postazioni e ti ricorda che devi completare lo scarico riportando le quantità da scaricare con caratteri in verde nella colonna I; avendo completato lo scarico, non leggi quantitativi da scaricare.

Nell’ esempio riportato, volutamente non ho completato alcuni scarichi e puoi vedere, infatti, che vi sono dei quantitativi evidenziati in verde nella colonna I.

Solo quando nella riga gialla il valore è pari a zero, vuol dire che tutti gli scarichi del giorno in questione sono stati completati.

Dopo aver completato gli scarichi, si aggiorna la giacenza finale e se questa è inferiore alla giacenza minima precedentemente stabilita per ogni ingrediente, il valore si colora in arancione per segnalarti che devi riordinare l’ ingrediente.

Un’ altra particolarità di questo foglio è che se tenti di scaricare dei quantitativi superiori a quelli presenti in giacenza in quella determinata postazione, il programma non ti permette di farlo e appare il seguente messaggio:

Spero di essere stato chiaro nella spiegazione di questo foglio così importante. Se non sono stato chiaro, ti consiglio di contattarmi al 347-8323703 oppure per email (gelsomino.panico@gmail.com)

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare le giacenze di imballi del primo gennaio; scorrendo il foglio originale in senso verticale, puoi visualizzare, per ogni giorno del mese, le giacenze di ogni singolo imballo, sia in totale che per ogni postazione:

giacenze imballi

Man mano che vengono registrate le produzioni di prodotti e di semilavorati e, man mano che vengono registrati gli arrivi di imballi (nei fogli già descritti in precedenza), in automatico viene aggiornato il magazzino; dunque, tutti i movimenti vengono aggiornati in automatico, anche  le giacenze iniziali, essendo le giacenze finali del giorno precedente.

Il magazzino è, come al solito, suddiviso in 10 postazioni; l’ unica operazione che devi fare manualmente consiste nello scaricare le quantità dei vari lotti giacenti nelle varie postazioni (colonne in bianco).

Ad esempio, il foglio ti dice che in base alle produzioni realizzate il 1 gennaio, hai utilizzato 950 pz  dell’ imballo N° 4 . Il foglio ti chiede di scaricare tale quantitativo tra i vari lotti che hai a disposizione ed in giacenza nelle varie postazioni e ti ricorda che devi completare lo scarico riportando le quantità da scaricare con caratteri in verde nella colonna I; avendo completato lo scarico, non leggi quantitativi da scaricare.

Nell’ esempio riportato, volutamente non ho completato alcuni scarichi e puoi vedere, infatti, che vi sono dei quantitativi evidenziati in verde nella colonna I.

Solo quando nella riga gialla il valore è pari a zero, vuol dire che tutti gli scarichi del giorno in questione sono stati completati.

Dopo aver completato gli scarichi, si aggiorna la giacenza finale e se questa è inferiore alla giacenza minima precedentemente stabilita per ogni imballo, il valore si colora in arancione per segnalarti che devi riordinare l’ imballo.

Un’ altra particolarità di questo foglio è che se tenti di scaricare dei quantitativi superiori a quelli presenti in giacenza in quella determinata postazione, il programma non ti permette di farlo e appare il seguente messaggio:

Spero di essere stato chiaro nella spiegazione di questo foglio così importante. Se non sono stato chiaro, ti consiglio di contattarmi al 347-8323703 oppure per email (gelsomino.panico@gmail.com)

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare le giacenze dei semilavorati; scorrendo il foglio originale in senso verticale, puoi visualizzare, per ogni giorno del mese, le giacenze di ogni singolo semilavorato, sia in totale che per ogni postazione:

giacenze semilavorati

Man mano che vengono registrate le produzioni di prodotti e di semilavorati  (nel foglio già descritto in precedenza), in automatico viene aggiornato il magazzino; dunque, tutti i movimenti vengono aggiornati in automatico, anche  le giacenze iniziali, essendo le giacenze finali del giorno precedente.

Il magazzino è, come al solito, suddiviso in 10 postazioni; le uniche operazioni che devi fare manualmente consistono nello scaricare le quantità dei vari lotti giacenti nelle varie postazioni (colonne in bianco) e nel caricare le produzioni di semilavorati realizzate.

Ad esempio, il foglio ti dice che in base alle produzioni realizzate, il 1 gennaio hai utilizzato 360,718 kg del semilavorato N° 1 per la realizzazione dei prodotti . Il foglio ti chiede di scaricare tale quantitativo tra i vari lotti che hai a disposizione ed in giacenza nelle varie postazioni e te lo ricorda  riportando le quantità da scaricare con caratteri in verde nella colonna N; avendo completato lo scarico (colonna V), non leggi quantitativi da scaricare.

Inoltre, puoi scaricare eventuali quantitativi del medesimo semilavorato utilizzato per altri scopi (colonne W, X, Y, Z)

Solo quando nella riga gialla il valore è pari a zero, vuol dire che tutti gli scarichi del giorno in questione sono stati completati.

Dopo aver completato gli scarichi, si aggiorna la giacenza finale e se questa è inferiore alla giacenza minima precedentemente stabilita per ogni semilavorato, il valore si colora in arancione per segnalarti che devi produrre altro semilavorato.

Analogamente, il giorno 2 gennaio sono stati realizzati 93 kg del semilavorato N° 2; nella colonna “O” compare in verde il quantitativo da caricare; avendo completato il carico a magazzino (colonna U), non compaiono più quantitativi da caricare.

Un’ altra particolarità di questo foglio è che se tenti di scaricare dei quantitativi superiori a quelli presenti in giacenza in quella determinata postazione, il programma non ti permette di farlo e appare il seguente messaggio:

Spero di essere stato chiaro nella spiegazione di questo foglio così importante. Se non sono stato chiaro, ti consiglio di contattarmi al 347-8323703 oppure per email (gelsomino.panico@gmail.com)

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi visualizzare le giacenze dei prodotti; scorrendo il foglio originale in senso verticale, puoi visualizzare, per ogni giorno del mese, le giacenze di ogni singolo prodotto, sia in totale che per ogni postazione:

giacenze prodotti

Man mano che vengono registrate le produzioni di prodotti  (nel foglio già descritto in precedenza), in automatico viene aggiornato il magazzino: anche  le giacenze iniziali, essendo le giacenze finali del giorno precedente.

Il magazzino è, come al solito, suddiviso in 10 postazioni; le uniche operazioni che devi fare manualmente consistono nello scaricare le quantità dei vari lotti giacenti nelle varie postazioni (colonne in bianco) e nel caricare le produzioni realizzate.

Ad esempio, il foglio  dice che il 1 gennaio hai realizzato 1020 U.V. del prodotto N° 7. Prima che venissero caricati a magazzino (colonna S) veniva segnalato, nella colonna M, che andava fatto il carico a magazzino; dopo aver fatto ciò, non compaiono valori da caricare in corrispondenza del prodotto in questione.

Viceversa, laddove il carico non è stato completato, i quantitativi da caricare vengono ancora segnalati con caratteri in verde.

Non puoi caricare un lotto di prodotto realizzato in una postazione nella quale c’è già un altro lotto in giacenza; se tenti di farlo il programma te lo impedisce e te lo segnala con il seguente avviso:

Inoltre, puoi scaricare eventuali quantitativi del prodotto nelle colonne dedicate utilizzato per altri scopi (colonne T, U, V, W)

Dopo aver completato gli scarichi, si aggiorna la giacenza finale e se questa è inferiore alla giacenza minima precedentemente stabilita per ogni prodotto, il valore si colora in arancione per segnalarti che devi realizzare altro prodotto.

Un’ altra particolarità di questo foglio è che se tenti di scaricare dei quantitativi superiori a quelli presenti in giacenza in quella determinata postazione, il programma non ti permette di farlo e appare il seguente messaggio:

Spero di essere stato chiaro nella spiegazione di questo foglio così importante. Se non sono stato chiaro, ti consiglio di contattarmi al 347-8323703 oppure per email (gelsomino.panico@gmail.com)

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi avere una panoramica dei costi suddivisi nelle varie voci: ingredienti, semilavorati, imballi, manodopera diretta ed altri costi; i valori si aggiornano man mano che vengono registrate le produzioni e i costi puntuali. Il foglio si compone di 2 sezioni:

SEZIONE 1: costi ingredienti + costi semilavorati + costi imballi + costi manodopera diretta

costi ingredienti, imballi, semilavorati, manodopera

Man mano che vai avanti nella registrazione delle produzioni, per ogni prodotto si aggiorneranno le colonne relative al numero di U.V. realizzate, ed al costo TOTALE degli ingredienti, imballi, semilavorati e manodopera diretta.; inoltre, tali costi si aggiorneranno anche per U.V.

SEZIONE 2: altri costi

altri costi

Purtroppo, ho dovuto rimpicciolire troppo questa porzione di foglio e non si vedono bene le diciture; cerco di spiegarne il funzionamento.

Nella parte destra del foglio, nella riga arancione si vanno ad inserire manualmente le vari voci di costo; ho lasciato i campi liberi perchè esse possono essere differenti da azienda ad azienda. Tali voci di costo si vanno ad inserire nel file relativo al mese di gennaio: in automatico verranno riportati nei mesi successivi.

Nella parte sinistra del foglio, invece, vi è l’ elenco dei prodotti e sono riportate, in automatico, le stesse voci di costo inserite manualmente nella parte destra del foglio.

Quando si inserisce un importo di spesa puntuale in corrispondenza di una qualsiasi delle voci di costo e in uno qualsiasi dei giorni del mese, le spese sostenute vengono “spalmate” su tutte le produzioni realizzate e viene calcolato un costo aggiuntivo uguale per ogni prodotto che, sommato al costo precedentemente calcolato di ingredienti+semilavorati+imballi+manodopera, determina il costo totale del prrodotto riferito ad U.V. e riportato nella colonna “TOTALE”.

Infine, nei campi gialli all’ estrema destra del foglio sono riportate le spese totali sostenute nel mese in questione suddivise per tipologia.

Il programma restituisce, per ogni giorno di produzione il seguente rapporto di produzione giornaliero; esso si ottiene seguendo le istruzioni riportate in cima al rapporto stesso e visualizzate sotto:

rapporto di produzione

Per ogni giorno di produzione, il rapporto riporta:

  • N° U.V. e lotti dei prodotti in entrata ed in uscita dal magazzino suddivisi per postazione e per destinazione
  • Q.tà e lotti  dei semilavorati in entrata ed in uscita dal magazzino suddivisi per postazione e con specifica della destinazione d’ uso
  • Quantità e lotti degli ingredienti in entrata ed utilizzati nella realizzazione dei prodotti
  • Quantità e lotti degli imballi in entrata ed utilizzati nella realizzazione dei prodotti.

E’ possibile stampare il rapporto di produzione oppure salvarlo ed archiviarlo in formato PDF, in modo tale da averlo sempre prontamente disponibile.

RIEPILOGO PER PRODOTTI E PER MESE, GRAFICI

Partendo dal MENU PRINCIPALE e cliccando, nella sezione “RIEPILOGO PER PRODOTTI, PER MESE, GRAFICI” vieni reindirizzato alla prima pagina del file dedicato. In essa compare il MENU che consente di andare ai vari fogli:

menu riepiloghi

Come puoi vedere, vi sono dei riepiloghi per mesi identificati, appunto, con il nome del mese di riferimento (gennaio, febbraio, marzo, ecc.) oltre  riepiloghi complessivi e grafici.

PER ESAMINARLI SINGOLARMENTE, CLICCA SULLE VOCI DI SEGUITO RIPORTATE:

Qui sotto è riportata una porzione del foglio in cui puoi avere una panoramica dei costi riferiti al mese in questione e suddivisi nelle varie voci: ingredienti, semilavorati, imballi, manodopera diretta ed altri costi; i valori si aggiornano man mano che vengono registrate le produzioni e i costi puntuali. Il foglio si compone di 2 sezioni:

SEZIONE 1: costi ingredienti + costi semilavorati + costi imballi + costi manodopera diretta

costi ingredienti, imballi, semilavorati, manodopera

Man mano che vai avanti nella registrazione delle produzioni, per ogni prodotto si aggiorneranno le colonne relative al numero di U.V. realizzate, ed al costo TOTALE degli ingredienti, imballi, semilavorati e manodopera diretta.; inoltre, tali costi si aggiorneranno anche per U.V.

SEZIONE 2: altri costi

altri costi

Purtroppo, ho dovuto rimpicciolire troppo questa porzione di foglio e non si vedono bene le diciture; cerco di spiegarne il funzionamento.

Nella parte destra del foglio, nella riga arancione si vanno ad inserire manualmente le vari voci di costo; ho lasciato i campi liberi perchè esse possono essere differenti da azienda ad azienda. Tali voci di costo si vanno ad inserire nel file relativo al mese di gennaio: in automatico verranno riportati nei mesi successivi.

Nella parte sinistra del foglio, invece, vi è l’ elenco dei prodotti e sono riportate, in automatico, le stesse voci di costo inserite manualmente nella parte destra del foglio.

Quando si inserisce un importo di spesa puntuale in corrispondenza di una qualsiasi delle voci di costo e in uno qualsiasi dei giorni del mese, le spese sostenute vengono “spalmate” su tutte le produzioni realizzate e viene calcolato un costo aggiuntivo uguale per ogni prodotto che, sommato al costo precedentemente calcolato di ingredienti+semilavorati+imballi+manodopera, determina il costo totale del prrodotto riferito ad U.V. e riportato nella colonna “TOTALE”.

Infine, nei campi gialli all’ estrema destra del foglio sono riportate le spese totali sostenute nel mese in questione suddivise per tipologia.

Qui sotto sono  riportate le porzioni di foglio in cui puoi vedere il riepilogo dei costi per prodotto ma su base annuale:

COMPLESSIVI

PER KG

per UNITA’ di VENDITA

Ovviamente, in questo foglio non devi registrare niente perchè è di sola consultazione, si aggiorna in automatico man mano che inserisci le produzioni, le entrate e le vendite. In esso sono riportati:

  • Produzione realizzata (teorica ed utile a magazzino) e sfridi % di produzione  espressi sia in U.V. che in Kg
  • Costi (Complessivi, per Kg e per U.V.) suddivisi per voce (ingredienti, imballi, semilavorati, manodopera diretta e costi extra)  ed espressi in euro ed in % sul totale

L’ analisi di questi dati ti permette di fare le tue valutazioni e di capire su quale fronte devi agire per ottimizzare i costi di produzione.

Qui sotto sono  riportate le porzioni di foglio in cui puoi vedere il riepilogo dei costi per mese ma su base annuale:

COMPLESSIVI

riepilogo per mese costi complessivi

PER KG

riepilogo per mese costi per kg

Ovviamente, in questo foglio non devi registrare niente perchè è di sola consultazione, si aggiorna in automatico man mano che inserisci le produzioni, le entrate e le vendite. In esso sono riportati:

  • Produzione realizzata (teorica ed utile a magazzino) e sfridi % di produzione  espressi sia in U.V. che in Kg, non per prodotto, ma per mese
  • Costi (Complessivi e per Kg) suddivisi per voce (ingredienti, imballi, semilavorati, manodopera diretta e costi extra)  ed espressi in euro ed in % sul totale

L’ analisi di questi dati ti permette di fare le tue valutazioni e di capire su quale fronte devi agire per ottimizzare i costi di produzione.

GRAFICI

Di seguito ti mostro i grafici e andamenti che restituisce il programma quando inserisci i dati nei fogli di registrazione

PrecSucc
Analisi e gestione dei costi
sfridi

COME OTTENERE IL PROGRAMMA PER GESTIRE I COSTI, LA RINTRACCIABILITA’ E LE GIACENZE

Per ottenere il programma per gestire i costi, la rintracciabilità e le giacenze di magazzino è sufficiente effettuare il pagamento in modo sicuro con carta di credito oppure con bonifico bancario.

Costa solo 70 EURO, un costo che ripaga solo in minima parte il lavoro impiegato per la sua realizzazione.

Inoltre, voglio ricordarti che:

  • Non vi sono costi aggiuntivi per canoni annuali o mensili (una volta scaricato il programma ne diventi proprietario);
  • Hai diritto all’ assistenza per l’ utilizzo del programma; in caso di problemi per l’ utilizzo, puoi telefonare al 347-8323703 in qualsiasi momento per chiedere chiarimenti al Dott GELSOMINO PANICO
  • Puoi averlo GRATIS se acquisti almeno 1 MESE di  ASSISTENZA ONLINE PER PERIODO

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